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개정문 일부개정 2007-11-28 헌법재판소규칙 제198호(헌법재판소기록물관리규칙)

개정문 제정 2004-12-23 헌법재판소규칙제166호

제1조(목 적) 이 규칙은 헌법재판소의 사무관리에 관한 사항을 규정함으로써 사무의 간소화 ·표준화 ·과학화 및 정보화를 기하여 행정의 능률을 높임을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 헌법재판소의 사무관리에 관하여는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.다만, 심판사무에 관한 문서에 대하여는 다른 규칙에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 제11조 ·제13조 및 제3장의 규정만을 적용한다.

제3조(정 의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. 1. "공문서 "라 함은 헌법재판소 내부나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면 ·사진 ·디스크 ·테이프 ·필름 ·슬라이드 ·전자문서등의 특수매체기록을 포함한다.이하같다)및 헌법재판소에서 접수한 모든 문서를 말한다. 2. "문서과 "라 함은 헌법재판소내의 공문서의 분류 ·배부 ·수발업무지원 등 문서에 관한 사무를 주관하는 과를 말한다. 3. "처리과 "라 함은 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 과 또는 담당관을 말한다. 4. "정보통신망 "이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집 ·가공 ·저장 ·검색 ·송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다. 5. "전자문서 "라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송 ·수신 또는 저장된 문서를 말한다. 6. "서명 "이라 함은 기안자 ·검토자 ·협조자 ·결재권자 또는 발신명의인이 공문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다. 7. "전자문자서명 "이라 함은 기안자 ·검토자 ·협조자 ·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다. 8. "전자이미지서명 "이라 함은 기안자 ·검토자 ·협조자 ·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다. 9. "행정전자서명 "이라 함은 기안자 ·검토자 ·협조자 ·결재권자 또는 발신명의인의 신원과 전자문서의 변경여부를 확인할 수 있도록 당해 전자문서에 첨부되거나 논리적으로 결합된 전자적 형태의 정보로서 인증을 받은 것을 말한다. 10. "전자이미지관인 "이라 함은 관인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 관인을 말한다. 11. "전자문서시스템 "이라 함은 문서의 기안 ·검토 ·협조 ·결재 ·등록 ·시행 ·분류 ·편철 ·보관 ·보존 ·이관 ·접수 ·배부 ·공람 ·검색 ·활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다. 12. "헌법재판정보시스템 "이라 함은 헌법재판소가 헌법재판정보를 생산 ·수집 ·가공 ·저장 ·검색 ·제공 ·송신 ·수신 및 활용하기 위한 하드웨어 ·소프트웨어 ·데이터베이스와 처리절차 등을 통합한 시스템을 말한다.

제4조(사무관리의 원칙) 헌법재판소의 사무는 용이성 ·정확성 ·신속성 및 경제성이 확보될 수있도록 관리하여야 한다.

제5조(사무의 분장) 각 처리과의 장은 사무의 능률적 처리와 책임소재의 명확을 기하기 위하여 소관사무를 단위업무별로 분장하되,소속공무원간의 업무량이 균형되게 하여야 한다.

제6조(사무의 인계 ·인수) 공무원이 인사발령 또는 사무분장의 조정 등의 사유로 사무를 인계 ·인수하는 때에는 담당사무에 관한 진행상황 ·관계문서 ·자료 기타 업무와 관련되는 사항을 구체적으로 문서로 작성하여 인계 ·인수하여야 한다.

제7조(공문서의 종류) 공문서(이하 "문서 "라한다)는 다음과 같이 법규문서 ·지시문서 ·공고문서 ·비치문서 ·민원문서 및 일반문서로 나눈다. 1. 법규문서는 헌법 ·법률 ·헌법재판소규칙 및 헌법재판소내규 등에 관한 문서를 말한다. 2. 지시문서는 지시 ·지침 및 일일명령 등 소속공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다. 3. 공고문서는 고시 ·공고 등 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다. 4. 비치문서는 비치대장 ·비치카드 등 일정한 사항을 기록하여 헌법재판소 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다. 5. 민원문서는 민원인이 헌법재판소에 대하여 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다. 6. 일반문서는 제1호 내지 제5호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.

제8조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 당해 문서에 대한 서명(전자문자서명 ·전자이미지서명 및 행정전자서명을 포함한다.이하 같다)에 의한 결재가 있음으로써 성립한다. ② 문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터 화일에 기록되는 것을 말한다)됨으로써 그 효력을 발생한다.다만,공고문서의 경우에는 공고문서에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 고시 또는 공고가 있는 후 5일이 경과한날부터 효력을 발생한다. ③ 민원문서를 정보통신망을 이용하여 접수 ·처리한 경우에는 당해 민원사항을 규정한 법령에서 정한 절차에 따라 접수 ·처리된 것으로 본다.

제9조(행정전자서명의 인증 및 효력) ① 헌법재판소사무처장(이하 "사무처장 "이라 한다)은 행정전자서명에 대한 인증업무를 행하되, 전자정부구현을위한행정업무등의전자화촉진에관한법률시행령 제11조의 규정에 의한 행정전자서명인증관리센터에 그 인증업무를 위탁할 수 있다. ② 제1항의 규정에 의한 인증을 받은 행정전자서명이 있는 경우에는 제3조제6호의 규정에 의한 서명이 있는 것으로 보며,당해 전자문서는 행정전자서명이 된 후에 그 내용이 변경되지 아니하였다고 추정한다. ③ 행정전자서명의 인증업무에 관하여는 헌법재판소사무처행정업무등의전자화촉진에관한규칙(이하 "행정업무등의전자화촉진에관한규칙 "이라 한다)제13조 내지 제17조의 규정을 준용한다.

제10조(문서의 발신원칙) 문서는 직접 처리하여야 할 행정기관에 발신한다.다만,필요한 경우에는 행정조직상의 계통에 따라 발신한다.

제11조(문서작성의 일반원칙) ① 문서는 문화예술진흥법 제7조의 규정에 의한 어문규범에 맞게 한글로 작성하되,쉽고 간명하게 표현하고,뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호안에 한자 그밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며,특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다. ② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 한다. ③ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되,연 ·월 ·일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며,시 ·분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되,시 ·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다.다만,특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니하다. ④ 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고 는 가로 210밀리미터,세로 297밀리미터로 한다.

제12조(문서의 전자적 처리) 문서의 기안 ·검토 ·협조 ·결재 ·등록 ·시행 ·분류 ·편철 ·보관 ·보존 ·이관 ·접수 ·배부 ·공람 ·검색 ·활용 등 문서의 모든 처리절차는 전자문서시스템상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.

제13조(문서의 수정) ① 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 헌법재판소내규("이하 내규 "라 한다)에서 정하는 바에 따라 삭제하거나 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한다. ② 전자문서를 제1항의 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되,수정전의 전자문서는 기안자 ·검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.

제14조(문서의 간인) ① 다음 각호의 1에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 내규에서 정하는 바에 따라 간인하여야 한다. 1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서 2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서 3. 기타 결재권자가 간인이 필요하다고 인정하는문서 ② 제1항의 규정에 불구하고 민원서류 기타 필요하다고 인정되는 문서는 간인에 갈음하여 천공방식으로 할 수 있다. ③ 전자문서의 간인은 내규에서 정하는 면표시 또는 발급번호 기재 등의 방법으로할수있다.

제15조(발신명의) ① 문서의 발신명의는 헌법재판소장 및 사무처장과 각종 위원회의 위원장(이하"위원장 "이라 한다)으로 한다.다만,보조기관 또는 보좌기관 상호간에 발신하는 문서(이하 "대내문서 "라 한다)는 당해 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 한다. ② 내부결재문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.

제16조(문서의 기안) ① 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다.다만,업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다. ② 문서의 기안은 내규에서 정하는 기안문서(이하 "기안문 "이라 한다)로 하여야 한다.다만,관계서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계서식에 기입하는 방법으로할수있다. ③ 기안문에는 내규에서 정하는 바에 따라 발의자(기안하도록 지시한 자를 말하며,기안자가 스스로 입안한 경우에는 기안자를 말한다)와 보고자(결재권자에게 직접 보고하는 자를 말한다)를 알 수 있도록 표시하여야 한다.다만,다음 각호의 문서는 이를 생략할 수 있다. 1. 검토 및 결정을 요하지 아니하는 문서 2. 제증명 발급,회의록 기타 단순사실을 기록한 문서 3. 일상적 ·반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서

제17조(검토 및 협조) ① 기안문은 결재권자의 결재를 받기전에 보조기관 또는 보좌기관의 검토를 받아야 한다.다만,보조기관 또는 보좌기관의 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 등 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있으며,이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다. ② 문서의 내용이 다른 보조기관 또는 보좌기관의 업무와 관련이 있는 때에는 그 기관의 협조를 받아야 한다. ③ 제1항 및 제2항의 규정에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 당해 문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

제18조(결 재) ① 문서는 헌법재판소장 ·사무처장 또는 위원장의 결재를 받아야 한다.다만,보조기관 또는 보좌기관의 명의로 발신하는 문서는 그 보조기관 또는 보좌기관의 결재를 받아야 한다. ② 헌법재판소장 및 사무처장은 사무의 내용에 따라 그 보조기관 ·보좌기관 또는 당해 업무담당 공무원으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며,그 위임전결사항은 따로 내규로 정한다. ③ 결재권자가 휴가 ·출장 기타의 사유로 결재할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있되,내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다. ④ 사무처장은 검토 ·협조 및 결재중인 전자문서를 검토자 ·협조자 및 결재권자가 동시에 볼 수있도록 전자문서의 열람체계를 구축할 수 있다.

제19조(발신방법의 지정) 결재권자가 전신 또는 정보통신망에 의하여 시행할 문서에 결재를 함에 있어서 그 내용이 비밀사항이거나 비밀사항이 아니라도 누설되는 경우 국가안전보장,질서유지,경제안정 기타 국가이익을 해할 우려가 있는 사항은 그 발신방법을 암호 또는 음어로 지정하여야 한다.

제20조(시행문의 작성) 결재를 받은 문서중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 내규에서 정하는 바에 따라 수신자별로 시행문서(이하 "시행문 "이라 한다)를 작성하여야 한다.다만,관보규정제17조의 규정에 의하여 시행문에 갈음하여 관보에 게재 ·공포하도록 한 문서에 대하여는 그시행문을 1부만 작성할 수 있으며,전신 ·전신 타자 또는 전화로 발신하는 문서에 대하여는 시행문을 작성하지 아니한다.

제21조(관인날인 및 서명) ① 헌법재판소장 ·사무처장 또는 위원장의 명의로 발신하는 문서의 시행문,게시판 등에 고시 또는 공고하는 문서,임용장 ·상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 관인(전자이미지관인을 포함한다.이하 같다)을 찍거나 헌법재판소장 ·사무처장 또는 위원장이 서명(전자문자서명 및 행정전자서명을 제외한다)을 하고,보조기관 및 보좌기관의 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 보조기관 및 보좌기관이 서명을 한다.다만,전신 ·전신타자 또는 전화로 발신하는 문서나 관보 ·신문 등에 게재하는 문서에는 관인을 찍거나 서명하지 아니하며,경미한 내용의 문서에는 내규에서 정하는 바에 따라 관인을 찍는 것과 서명하는 것을 생략할 수 있다. ② 관인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 관인날인에 갈음하여 관인의 인영을 인쇄하여 사용할수 있다.

제22조(문서의 발송) ① 시행문은 처리과에서 발송하되,종이문서인 경우에는 이를 복사하여 발송하고,전자문서인 경우에는 전자문서시스템상에서 발송하여야 한다. ② 문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다.다만,업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편 ·우편 ·모사전송 ·전신 ·전신타자 ·전화 등의 방법으로 발신할 수있으며,내용이 중요한 문서는 인편 ·등기우편 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다. ③ 제1항의 규정에 불구하고 전자문서는 헌법재판소 홈페이지 또는 공무원의 공식 전자우편주소(헌법재판소가 공무원에게 부여한 전자우편주소를 말한다.이하 같다)를 이용하여 행정기관외의 자에게 발송할 수 있다. ④ 인편 또는 우편으로 발송하는 문서는 문서과의 지원을 받아 발송할 수 있다. ⑤ 전자문서중 정보통신망을 이용하여 발송할 수없는 문서는 이를 출력하여 발송할 수 있다.

제23조(문서의 접수 ·처리) ① 문서는 처리과에서 접수하여야 하며, 문서과에서 직접 받은 문서는 지체 없이 처리과에 이를 배부하여 접수하게 하되, 이 경우 배부정보는 「헌법재판소 기록물 관리 규칙」(이하 "기록물 관리 규칙"이라 한다) 제12조에 따른 등록정보로 관리하여야 한다. <개정 2007·11·28> ② 접수된 문서에는 내규에서 정하는 접수인을 찍고,「기록물 관리 규칙」 제12조의 규정에 의한 기록물등록대장에 접수등록번호와 접수일시를 기재하여야 하며,전자문서인 경우에는 그 접수등록번호와 접수일시가 자동으로 표시되도록 하여야 한다.다만,제1항의 규정에 의하여 문서과에서 직접 받은 문서는 문서과가 접수일시를 기재하여 이를 처리과로 보낸다. <개정 2007·11·28> ③ 처리과의 문서수발사무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리담당자에게 인계하고,처리담당자는 내규에서 정하는 문서에 해당하는 경우에는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다.다만,전자문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전자문서시스템상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다. ④ 제3항의 규정에 의한 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며,필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로지정할수있다. ⑤ 사무처장은 정보통신망을 이용하여 행정기관외의 자로부터 문서를 접수할 수 있도록 필요한 조치를 할 수 있으며,정보통신망을 이용하여 접수된 문서는 제1항 내지 제4항의 규정에 의하여 처리하여야 한다.다만,발신자의 주소 ·성명 등이 불분명한 경우에는 접수하지 아니할 수 있다. ⑥ 사무처장은 헌법재판소 홈페이지 또는 공무원의 공식 전자우편주소를 이용하여 행정기관외의 자로부터 문서를 받아 처리과에서 접수할 수 있다. ⑦ 민원문서의 접수 및 처리는 민원사무처리에관한법률이 정하는 바에 의한다.

제24조(문서의 등록) 문서는 생산한 즉시 「기록물 관리 규칙」 제12조의 규정에 의하여 기록물등록대장에 등록하고 생산등록번호를 부여하여야 한다. <개정 2007·11·28>

제25조(외국어로 된 문서 등에 대한 특례) 외국어로 된 문서에 대하여는 제11조 내지 제15조 및 제21조의 규정을 적용하지 아니할 수 있고,법규문서중 법률에 관한 문서에 대하여는 헌법재판소외의 기관에서 다른 관행이 있는 경우에는 그에의할수있다.

제26조(전자문서의 표준 고시 등) ① 사무처장은전자문서시스템 기능의 규격표준,전자문서시스템간 전자문서의 유통표준,전자문서시스템과 헌법재판정보시스템간 전자문서 또는 헌법재판정보의 유통표준 등을 정할 수 있다.다만, 산업표준화법에 의한 한국산업규격이 제정되어 있는 사항에 대하여는 그 규격에 따른다. ② 제1항의 규정에 의하여 규격표준 ·유통표준등을 정한 경우에는 이를 관보에 고시하고 인터넷에 게시하여야 한다.그 표준을 변경하는 경우에도 또한 같다. ③ 전자문서시스템은 특별한 사유가 없는 한 제1항의 표준에 적합하다고 전문기관이 인증한 것을 사용하여야 한다. ④ 제3항의 규정에 의한 전문기관은 사무처장이 지정한다.

제27조(헌법재판정보시스템과 전자문서시스템간연계) 사무처장은 자체적으로 운영 ·관리하고 있는 헌법재판정보시스템을 전자문서시스템 등과 연계하여 헌법재판정보를 공동활용하는 등의 조치를 취하여야 한다.

제28조(전자문서의 유통) 사무처장은 행정기관과의 전자문서의 유통업무를 전자정부지원센터에 위탁할 수 있다.

제29조(종류 및 비치) ① 관인은 헌법재판소의 명의로 발송 또는 교부하는 문서에 사용하는 청인과 헌법재판소장 또는 사무처장 명의로 발송 또는 교부하는 문서에 사용하는 직인으로 구분한다. ② 제1항에 명시된 직인외에 직인이 필요한 경우에는 헌법재판소장의 승인을 얻어 따로 비치할 수있다.

제30조(특수관인) ① 헌법재판소장 또는 사무처장은 민원업무 등 특수업무를 처리하기 위한 관인을 따로가질수있다. ② 헌법재판소장 또는 사무처장은 전자문서에 사용하기 위한 전자이미지관인을 가지며,전자이미지관인은 관인을 전자입력하여 사용하여야 한다

제31조(규 격) 관인은 정사각형으로 하되 그 일변의 길이는 별표 1과 같다.

제32조(등 록) ① 관인은 내규에서 정하는 바에 따라 관인의 인영을 관인대장에,전자이미지관인의 인영을 당해 전자이미지관인대장에 각각 등록하여야 한다. ② 관인은 등록하지 아니하면 이를 사용하지 못한다.

제33조(관 리) 관인은 총무과장이,특수관인은 관계부서의 장이 각각 이를 관리한다.

제34조(재등록 및 폐기) ① 관인이 분실 또는 마멸되거나 갱신할 필요가 있는 때에는 제32조의 규정에 의하여 관인을 재등록 하여야 한다. ② 제1항 또는 그밖의 사유로 관인을 폐기하고자 하는 때에는 관인대장에 관인폐기내역을 기재하고,그 관인을 헌법재판소특수기록물관리기관에 관인폐기공고문과 함께 이관하여야 한다.헌법재판소특수기록물관리기관은 폐기된 관인이 잘못 사용되거나 유출되지 아니하도록 하여야 한다. ③ 전자이미지관인을 재등록한 경우 즉시 사용중인 전자이미지관인을 삭제하고,재등록한 관인의 인영을 전자이미지관인으로 전환하여 사용하여야 한다. ④ 사용중인 전자이미지관인의 인영의 원형이 제대로 표시되지 아니하는 경우 전자이미지관인을 재등록하여 사용하여야 한다.

제35조(공 고) 관인 또는 전자이미지관인을 등록 또는 재등록하거나 폐기한 때에는 이를 관보 및 헌법재판소공보에 공고하여야 한다.

제36조(서식의 제정) 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정하여 사용한다.

제37조(서식의 종류) 서식은 다음과 같이 법규서식과 일반서식으로 나눈다. 1. 법규서식은 법률 ·헌법재판소규칙 ·헌법재판소내규 등 법규로 정한 서식을 말한다. 2. 일반서식은 법규서식을 제외한 모든 서식을 말한다.

제38조(서식제정의 방법) 서식제정의 방법은 내규로 정한다.

제39조(서식설계의 일반원칙) ① 서식에 사용되는 용지의 규격은 제11조제4항의 규정에 의한 용지의 규격과 같게 하되,부득이한 경우에는 별표 2의 규격에 해당하는 용지를 사용한다.다만,증표류 또는 컴퓨터에 의한 기록서식 등 기타 특별한 사유가 있는 경우에는 그에 적합한 규격의 용지를 사용할 수 있다. ② 서식은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 별도의 기안문 및 시행문을 작성하지 아니하고 서식자체를 기안문 및 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호 ·접수등록번호 ·수신자 ·시행일자 및 접수일자 등의 항목을 넣어 설계한다. ③ 전자문서의 서식에 대하여는 행정업무등의전자화촉진에관한규칙 제4조의 규정이 정하는 바에 의한다. ④ 서식에는 호적 ·병적 ·연고지조사 등의 필요가 있는 경우를 제외하고는 본적란을 설치하지 아니한다. ⑤ 민원서식에는 당해 민원사무의 처리절차 ·연락처 ·처리기간 및 전자적 처리가능 여부 등을 표시하여 민원인의 편의를 도모하여야 한다. ⑥ 서식은 누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하여 설계하여야 하며,불필요하거나 활용도가 낮은 항목을 넣어서는 아니된다. ⑦ 서식은 법령에 의하여 서식에 날인하도록 정한 경우를 제외하고는 서명이나 날인을 선택적으로 할 수 있도록 설계하여야 한다. ⑧ 서식은 글씨의 크기,항목간의 간격,기재할 여백의 크기 등을 균형있게 조절하여 기입항목의 식별이 쉽도록 설계하여야 한다. ⑨ 서식에는 가능한 헌법재판소의 로고 ·상징 ·마크 또는 홍보문구 등을 표시하여 헌법재판소의 이미지가 제고될 수 있도록 하여야 한다.

제40조(서식제원의 표시) ① 서식에는 서식의 아래 한계선 오른쪽 밑에 용지의 규격 ·지질 및 단위당 중량을 표시하여야 한다. ② 서식의 지질 및 단위당 중량의 결정기준은 내규로 정한다.

제41조(서식의 전산관리) 사무처장은 부득이한 경우를 제외하고는 서식을 전산기기에 의하여 관리하고 이를 사용자에게 제공하여야 한다.

제42조(업무편람의 작성 ·활용) 상당기간에 걸쳐 반복적으로 행하는 업무에 대하여는 그 업무의 처리가 표준화 ·전문화될 수 있도록 업무편람을 작성하여 활용함을 원칙으로 한다.

제43조(업무편람의 내용) 업무편람은 소관업무에 대한 사무처리절차 및 기준과 업무계획 ·관련업무현황 기타 참고자료 등을 체계적으로 정리하여 업무담당자에게 필요한 지침 ·기준 또는 지식을 제공하는 내용으로 작성한다.

제44조(업무편람의 수정 및 보완) 관련제도의 변경 등으로 업무편람의 내용을 수정 또는 보완하여야 하는 사유가 발생한 때에는 그 내용을 수정 또는 보완하여야 한다.

제45조(업무편람의 작성대상) 업무편람은 부서별로 작성한다.

제46조(업무편람의 관리) ① 처리과의 장은 정기또는 수시로 업무편람의 내용을 점검하여야 한다. ② 업무편람은 컴퓨터화일로 관리할 수 있다.

제47조(사무환경의 관리) 사무처장은 사무환경을 사무능률의 향상 및 공무원의 건강보호를 기할수 있도록 조성 ·관리하여야 한다.

제48조(사무실의 환경) 사무처장은 사무실내의조명,온 ·습도,공기,소음,색채 등 환경요소에 대한 관리기준을 정할 수 있다.