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개정문 제정 1996-05-21 국회규정제441호

제1조(목적) 이 규정은 국회사무처 각 과·담당관 및 위원회(이하 "각 부서"라 한다)의 자료가체계적으로 관리되도록 함으로써 국회의원 및 국회직원이 이를 편리하고 효과적으로활용할 수 있도록 함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 각 부서의 자료관리는 다른 법규에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이정하는 바에 의한다.

제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. 1. "자료"라 함은 각 부서가 생산 또는 취득하는 각종 기록물중 입법지원활동을위하여 상당기간에 걸쳐 이를 보존 또는 활용할 가치가 있는 도서·도면·사진·디스크·테이프·필름·슬라이드 기타 각종 형태의 기록물(다만, 비밀 및 암호자재를제외한다)을 말한다 2. "관리"라 함은 자료의 수집·발간·분류·등록·진열·보관·열람·복사·대출및 전산화등 자료의 효율적 활용에 필요한 일체의 행위를 말한다.

제4조(자료의 종류) 자료는 기본자료, 국회자료 및 타기관자료로 다음 각호와 같이 구분한다. 1. "기본자료"는 국가기관이 생산한 것이 아닌 법전·연감·사전·각종 전문서적·교양서적등 국내외 도서류와 기타 각종 형태의 자료를 말한다. 2. "국회자료"는 국회의 각기관·법인 및 단체에서 생산한 간행물 기타 일체의자료를 말한다. 3. "타기관자료"는 소관부처 기타 국가기관, 지방자치단체, 공공단체 또는 외국의기관이 생산한 간행물 기타 각종의 자료를 말한다.

제5조(관리의 종류) 관리는 실물관리와 전산관리로 다음 각호와 같이 구분한다. 1. 실물관리는 자료의 수집·발간·등록·분류·진열·보관·열람·복사 및 대출등을말하며 자료원본의 분실 또는 훼손·멸실의 방지 및 이용자의 편의제공에 중점을둔다. 다만, 공문서에 대하여는 국회사무총장이 따로 내규로 정한다. 2. 전산관리는 자료의 전산화릍 위한 입력·갱신등을 말하며 최신 정보의유지·자료검색 및 이용의 효율화에 중점을 둔다.

제6조(지원부서) ① 입법민원과는 국회도서관의 협조를 받아 각 부서 고유번호관리·자료관리전산시스템 안내 기타 각 부서의 자료관리에 필요한 지원 및 협조를 통하여효율적인 자료관리가 이루어지도록 노력한다. ② 자료편찬과는 각 부서에서 이관된 자료를 종류에 따라 분류하여 종합관리한다.

제7조(관리책임자의 지정등) ① 각 부서장은 소속직원중 관리책임자를 지정하여야 한다. ② 제1항의 규정에 의한 관리책임자는 정책임자 및 부책임자의 2인으로 한다.

제8조(관리책임자의 임무) 관리책임자는 다음 각호의 임무를 수행한다. 1. 자료의 수집·발간·분류·등록·진열·보관·점검·폐기 및 이관 2. 자료의 열람·복사 및 대출 3. 자료목록·대출등 각종 현황의 전산관리 4. 자료의 전산입력 상황점검 5. 기타 자료관리에 필요한 업무

제9조(자료의 수집 및 발간) ① 각 부서는 국회의원의 입법지원활동과 소관업무수행에 유용한 자료의 수집을위하여 노력한다. ② 자료의 수집은 구입·행정부등 관계기관에의 자료요구·수증 및 기타의 방법으로한다. ③ 위원회는 행정부등 관계기관으로부터 자료의 제출을 받을 때에는 법제예산실 및국회도서관에서도 이를 입수할 수 있도록 협조한다. ④ 자료의 발간에 관한 사항은 국회사무총장이 따로 내규로 정한다. ⑤ 각 부서에서 자료를 발간한 때에는 2부를 자료편찬과에 이관한다.

제10조(자료의 분류 및 등록) ① 수집·발간된 자료는 제4조의 규정에 의하여 분류하고, 별표 1의 기준에 의하여 등록번호를 부여한다. ② 제1항의 규정에 의해 등록된 자료에는 자료옆면하단 또는 전면좌측하단 부분에 별표 2의 등록번호표를 부착하고, 자료표지 이면에는 별표 3의 등록인을 날인하여 각 부서의 공유물임을 표시한다.

제11조(자료의 진열·보관 및 점검) ① 자료는 제10조제1항의 규정에 의한 분류에 따라 주제별·생산연도별로 진열한다. ② 자료는 각 부서의 서가(위원회는 소회의실 서가)에 보관하는 것을 원칙으로 하되,각 부서의 시설과 공간을 최대한 효율적으로 사용하여 체계적 보관 및 활용이 되도록한다. ③ 각 부서장은 관리책임자로 하여금 매 회기 개회전에 소장자료의 관리 및활용실태에 관한 점검을 하도록 한다.

제12조(자료의 폐기 및 이관) 각 부서는 정기국회 폐회후 자료의 보관가치와 시설을 고려하여 보관범위를 판단하고재정리하며, 구자료는 그 중요도 및 성격에 따라 폐기하거나종합자료실(자료편찬과) 또는 국회도서관에 이관하고 그 결과를 입법민원과에통보한다.

제13조(자료의 열람·복사 및 대출) ① 각 부서는 국회의원과 국회직원에게 소정자료를 열람·복사하게 하거나 대출할 수있으며, 대출시에는 그 대출기간을 제한할 수 있다. ② 제1항의 경우에 각 부서는 대출상황을 자료관리전산시스템에 입력하여 관리하여야한다.

제14조(자료목록의 작성 및 유지) ① 입법민원과는 국회도서관의 협조를 받아 자료목록의 데이타베이스 구축 및공동활용을 위하여 목록작성 및 검색용 프로그램을 개발·지정한다. ② 각 부서는 제1항의 규정에 의한 프로그램에 따라 소장자료의 목록을작성·유지하여야 한다.

제15조(자료의 입력) ① 각 부서는 소장자료중 다른 부서와 공유할 필요가 있다고 인정하는 자료는제14조의 규정에 따라 그 전문을 입력하여 공동활용에 제공할 수 있다. ② 행정부등 다른 기관으로부터 문서를 제출받을 때에는 디스켓 접수를 병행하여자료의 전산관리에 편의를 도모한다. ③ 각 부서는 매 회기 개회전에 소장자료의 목록 및 전산입력현황을 점검하여 최신의자료가 효율적으로 활용될 수 있도록 한다.

제16조(자료의 정보화) 각 부서는 소장자료가 유용한 정보로 축적되도록 자료를 분석하고 새로운 자료를창출하여 정보화하는데 최대한 노력하여야 한다.